par EPSTEIN Didier
Participants : Foliguet Sylvie, Chevallier Karen, Colas Estelle, Christophe Pascal, Charbonnier Yannick, Lorthiois Guy, Gatault Monique, Fremaux Marie-Claire, Elisabeth ?, Sylvain Palfroy, Amar Klod , Eva Krautheim, Epstein Didier
Ordre du jour
1) Point sur commissions
2) Info sur nouveaux produits et producteurs
3) Décision sur indemnisation frais de déplacement
4) Eventuel site internet et autres moyens de communication (framavox)
5) Manifestation à Laboite le 28 novembre
6) Date AG.
1) Point sur les commissions
a. Fournisseurs
Champignons. 1 seule référence. 2 barquettes dans un seul colis. Ne sont pas dans la base, donc disparaissent quand il n’y en a plus. La précommande ne sera possible que quand disponibles. On va essayer une précommande tous les mois.
il faut se déplacer chez le producteur situé à Méry : faut-il indemniser les frais engagés par les adhérents qui font des déplacements pour la Coopoise ?
rappel du code du catalogue :
Tout ce qui est sur fond blanc est en stock à la Coopoise
Tout ce qui est sur fond vert est en pré-commande
Discussion sur la nécessité de signaler sur l’ardoise les dates limites de précommandes.
Discussion sur ergonomie du site. Pour mieux informer il est suggéré de mettre en place un code couleur pour les infos portées sur l’ardoise (page d’accueil Monepi)
Difficultés signalées pour ceux qui ne sont pas suffisamment impliqués dans la vie de Coopoise. Plus on est impliqué, plus on connait les procédures et vice versa.
Pascal met en avant l’avantage du planning pour se repérer et s’organiser : tout peu y apparaitre pour informer : les livraisons, les distributions, les animations, les réunions etc
La commission a décidé passer les vins d’Anjou en précommande pour ne pas avoir à faire d’avance de trésorerie. Sylvie Foliguet va finaliser la commande dans les jours à venir
b. Mails
Commission mail : Guy ; Elisabeth, Sylvie Leduc, Philippe
1 fois par semaine, lit les mails et y répond. En moyenne 10 par jour. Distribue éventuellement aux référents produits.
Autre question : il a été décidé de conserver tous les mails. Nécessité ??
Doivent dans un premier temps être classés.
Proposition de garder pendant 2 ou 3 ans, sauf mails ne nécessitant manifestement pas de conservation.
c. Communication interne
La Mémoise semble manifestement fonctionner.
d. Planning
Nécessité de diffuser le tableau des tâches ou le planning est-il suffisant ?
e. Tableau des contacts
Guy et Sylvain s’en sont occupés chacun de son côté. Vont communiquer pour décider entre eux de la forme. Mais besoin de décider de ce qu’il y a dedans.
2) Info sur nouveaux produits et producteurs
• Le fournisseur de pain ne viendra plus qu’une fois par mois. Pas assez de commande pour venir toutes les semaines
• Nouveaux produits : Chocolats, confitures, vin d’Anjou (commande ouverte, se termine le 19 novembre). Sera livré le 5 décembre à Maisons-Laffitte. Besoin de monde (1 personne) entre 17h30 et 21h pour aller la chercher. Didier Epstein ?
• Vin d’Alsace : Problème de la répercussion des frais de port (144 €) sur le prix de vente (commande minimum 120 bouteilles.
On va faire un sondage pour avoir une approximation un peu plus précise des quantités qui vont être commandées.
Discussion sur la façon de répercuter les frais de port : en fonction du prix des bouteilles ou en fonction du nombre de bouteilles ? On posera aussi la question dans le sondage. Ensuite, Didier calculera les prix en fonction des réponses au sondage.
• Champagne ? 2 propositions.
o Guy : pas directement un producteur.
o Marc : Pas bio mais pas mal.
o Difficile car tout le monde n’est pas forcément d’accord sur ce qu’on aime comme champagne. On veut goûter d’abord.
o Mais difficile si on veut le champagne avant les fêtes.
• Sondage produits : beaucoup de réponses correspondent à des produits qu’on a déjà.
Proposition d’un cahier à la boutique pour des propositions au fur et à mesure.
• Commande Basebio : il faut que la commission fournisseurs s’en occupe.
3) Frais de déplacement pour les gens qui vont chercher des commandes.
Il semblerait que ce soit une bonne idée que celui ou celle qui va chercher un produit soit indemnisé. Tout le monde pas d’accord. Possibilité de le faire ?
4) Eventuel site Internet
Karen, Guy, Yannick et le gars de la dernière fois
Référente : Karen
5) Manifestation à Laboite le 28 novembre de 14h à 18h
Estelle y sera. Ce serait bien qu’il y ait d’autres personnes présentes
6) Date AG.
D’ici là, il faut que toutes les factures soient payées et que toute la paperasse soit réglée.
Si tout est payé, les comptes se font automatiquement.
Pascal peut aider. Eventuellement Didier aussi.
Eventuellement plus tard, besoin d’un comptable pour expliquer et aider.
Proposition de date pour l’AG : 21 février 2019 à 20h00
Besoin d’une autre salle ? Il y a 62 adhérents qui ont une voix.
Voir avec Sylvette pour une salle à Courdimanche.